La oficina en tu bolsillo. Aplicaciones Android

 Android ha llegado los 500 millones de terminales en todo el mundo,  y continua la expansión y el trabajo para evolucionar el y mejorar este sistema con nuevas versiones y aplicaciones. En vista de estos datos seguramente vosotros y vuestros empleados tendréis la mayoría móvil con Andriod, por eso me gustaría recomendaros algunas aplicaciones que me parecen que debéis tener en vuestro terminal para haceros la gestión de vuestro negocio más fácil y aprovechar  la oportunidad de trabajar en movilidad. En otra ocasión hablaremos sobre aplicaciones de iPhone

Evernote: Es una aplicación que te ayuda a recordar todo en todos los dispositivos que usas no solo en el móvil. Mejora tu productividad. Evernote te permite tomar notas, capturar fotos, crear listas de cosas por hacer, grabar recordatorios de voz, y hace que todas estas notas admitan búsquedas, independientemente de si estás en tu casa, en el trabajo o viajando.

Si por problemas de espacio, o por que no necesitáis una aplicación tan amplia podéis recurrir a Catch.
Catch: Es una app diseñada para que nunca se te escape una idea. Te permite guardar tus notas, guardar enlaces de interés en todos tus dispositivos, y compartirlas con cualquier colaborador, empleados etc.

Bussines Calendar: Todo lo que puedes buscar en una agenda, muy intuitiva, organización, alertas, vistas por día, semana, mes ..., opciones de sincronizar con otros calendarios, como el de google, ya que utiliza los formatos más habituales como .ics o .ical 

TeamViewer: Herramienta de Control de dispositivos de forma remota muy útil y flexible: accede a ordenadores de forma remota,para editar documentos o utilizar algún software en particular mientras esta fuera de la oficina o de casa.

Dropbox: Te permite llevar todas tus fotos, tus documentos y vídeos a cualquier lugar, cualquier archivo que guardes en tu Dropbox se guardará automáticamente en todos tu PCs, tu dispositivo Android, y hasta en el sitio web de Dropbox. Con la app de Dropbox podrás llevarte todo contigo cuando salgas de viaje.

Cerberus:  Es la aplicación más potente para encontrar el Teléfono, perdido o robado, todo un drama.Cuando intenta localizar su dispositivo, Cerberus habilita automáticamente GPS si está apagado. La aplicación funciona incluso si el dispositivo no tiene una conexión a Internet, incluye la función SIM Checker te permite conocer el nuevo número si se cambia la tarjeta SIM, para que pueda enviar textos a este número. Los textos recibidos y enviados para el control remoto de Cerberus, no muestran notificación ni aparecerán en la aplicación de mensajes.

Quickoffice:  Abre todos los documentos  permite abrir y editar documentos de Microsoft Office, hojas de cálculo y presentaciones, Word  así como, anotar los archivos PDF. Tambien los  almacenamiento en la nube para que puedas trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar.

Calendario de Turnos:  Calendario de Turnos es una manera sencilla de recordar los turnos  ya seas en reponsable o  trabajador. Permite establecer turnos personalizados y configurar el inicio y duración de los mismos, así como personalizar su color, fijar notas en los días de turnos, y marcar horas extra.

Herramienta de Análisis.

¿Cómo nos ayuda nuestro TPV en la formación? Ya tenemos nuestro negocio, una peluquería, somos unos expertos peluqueros, nuestra peluquería es preciosa, nos ha costado un gran esfuerzo, pero necesitamos información cuando empiece a funcionar, por qué aunque tengamos experiencia en otros negocios, llevamos tiempo trabajando en el sector no todos los establecimientos funcionan igual, depende de la situación del local, del tipo de clientela, hábitos de consumo en la zona.

Pero tenemos que estar en continua formación como profesionales y como empresarios.

Una de las funciones del TPV es facilitarnos la formación como empresarios especifica para nuestro negocio, y la conseguiremos con ayuda de las opciones que nos facilita el programa de gestión o TPV sobre bases de datos de los clientes, días con más afluencia de clientes, personal más cualificado para ciertas funciones.

Con estos datos podemos optimizar nuestro negocio, como por ejemplo promociones los días de menos afluencia, reducir las horas de trabajo del personal esos días y reforzarlas los días de más afluencia e repartirlas de manera óptima. Una observación sobre ese tema, en mi opinión es más provechoso contar con una plantilla fija y con un óptimo reparto según necesidades que si es posible, que contar con personal de temporada, o para esos picos de trabajo. Si observamos que no sabemos aprovechar esos datos puede ser que necesitemos una mayor formación en gestión.

     

Como ayuda el TPV en el Analisis de nuestros profesionales.

Contratamos un  peluquero, pero nuestro negocio necesita crecer, hacemos un esfuerzo para incorporar nuevos productos, como cabinas de bronceado, línea de productos de cosmética, complementos para el cabello, pero observamos mediante los datos que nos proporciona el TPV que nuestro peluquero se limita a tratar el cabello pero no sabe promocionar esos otros productos, podemos pedirle un esfuerzo por promocionar esos productos dando más información de los productos, con incentivos  o facilitarle un curso de ventas, y en caso contrario aprovecharemos esas cualidades para que atienda a esos clientes más duros de pelar.

Vendemos o despachamos

Muchas veces aunque son términos totalmente distintos van de la mano en la estrategia de venta y captación del cliente. Ambas son necesarias y complementarias, y en muchos casos  son dos caras de la misma moneda. Mediante la experiencia sabemos cuando tenemos que usar la estrategia de despachar y vender, con el fin de atraer y fidelizar un cliente. ¿Cuando y Como?

Despachar:

En ocasiones una persona viene por referencias de otro cliente, por una oferta que le hemos hecho llegar, o tiene muy claro el producto que necesita, en esta ocasión lo mejor es despacharlo sin volverle loco y sin avasallarle. Que se vaya con la sensación de que ha obtenido el servicio o el producto  que ha venido a buscar, con un trato agradable y atendido por un profesional experto en la materia. Con ese paso ya  hemos iniciado la captación del futuro cliente, en esa primera visita ya hemos tenido una primera ocasión de diagnosticar a nuestro cliente.

El caza ofertas es tipo especial solo acude cuando hay oferta, es muy difícil captarlo, así que yo recomiendo tener dos tipos de oferta una de captación y fidelización de clientes, y otra de facturación para esos caza ofertas.  

La Venta:

Si el cliente repite, y  hemos sido observadores en la siguiente visita ya podemos ofrecerle algún producto, y solo productos que entendamos que le puedan ser útiles, o complementarios a los que ha consumido, y si espontáneamente se interesa por algún producto que en nuestra opinión no le va aportar ningún beneficio desaconsejárselo, aunque parezca una paradoja eso es vender, perdemos la venta en el momento pero ganamos en confianza y así lograremos captar a ese cliente y futuras ventas consiguiendo prolongar la relación en el tiempo.

La Información es Poder

La información es poder. Saber gestionar los datos sobre nuestros clientes, y sacar el mayor rendimiento para nuestro negocio, puede marcar la diferencia con nuestra competencia.

¿Qué tipo de información me interesa?

Lo más práctico y rentable es hacernos una base de datos de nuestros propios clientes, un cliente nuevo nos cuesta un 70% más de recursos que mantener un cliente fijo, así que a cuidar nuestra clientela. La información fundamental que debemos obtener son los datos de contacto, e-mail, móvil, dirección postal, etc. Ir más allá y preguntar sobre los gustos, las veces que consume ciertos productos, intereses en actividades, es presionar a nuestros y  nos suelen servir de muy poco, ya que normalmente los gustos cambian con el tiempo y tampoco llegamos a saber realmente nuestras motivaciones a la hora de consumir un producto. Para eso tenemos el TPV que nos dará unos datos objetivos, los podremos evaluar, y segmentar a nuestros clientes según el tipo de campaña que queramos ofrecerle.

Con el TPV y un buen programa de gestión podemos sacar muchos más datos útiles. el sexo, la edad, los gustos, tendencias, la asiduidad, el importe de los servicios o las compras de cada cliente, y de esta manera segmentar y mandar el mensaje que queremos transmitir a nuestros clientes.

Con estos datos podemos personalizar los tickets, con descuentos o promociones, o hacer campañas de mailing.

TPV con gestión de Mailing

Las campañas de mailing son más versátiles, contando con un completo TPV reforzado con un programa de gestión que cuente con herramientas de mailing postal o envío de e-mail masivos podemos ahorrar tiempo y ser más efectivos. Sabiendo interpretar los datos que este nos proporcione, podemos obsequiar a un cliente en una determinada fecha, o a un grupo de clientes con productos adecuados a sus gustos, o a clientes receptivos a probar nuevos productos, y  no tenemos que esperar a que el cliente acuda a nuestro centro para comunicarle el mensaje directamente al atenderle o mediante el ticket personalizado.

Una cosa a tener en cuenta es la efectividad de las campañas de e-mailing, según estudios el 20%  no pasan el filtro de anti-Span, ese porcentaje de rebote se puede reducir si en nuestros e-mail evitamos palabras como, gratis, urgente, promoción. Podemos sustituirlas como descuento, porcentaje, fin o inicio de temporada.Otra observación es que para que su efectividad sea mayor no se debe abusar de notificaciones por e-mail.

Herramientas de Gestión FrontOffice

Una de las herramientas fundamentales deben acompañar a un TPV para sacarle aún más provecho, y como reflejábamos en el artículo, Vamos a Crecer ayudar activamente a que nuestro negocio siga creciendo  y no se estanque, es programa de Gestión para el Director del centro.

En esta aplicación nos debe permitir seguir todos los movimientos de los de los TPV del centro o los centros, con las mismas funciones que el TPV , sin necesitar acceder a la ubicación física de cada uno de ellos,  acompañado con aplicaciones como control de Costes, consultas de facturación  por periodo, Control de IVA. Mailing, mandar SMS a Clientes.

Programa de Gestión.

Otro de los datos que son fundamentales en muestro negocio, es tener un control de Costes. Fundamental es controlar los Costes y calcular los Margenes para ver si realmente esta siendo Rentable nuestro Negocio o si no estamos obteniendo los Margenes adecuados, ajustarlos para obtener el objetivo de Rentabilidad  marcado.

Pero podemos estar en unos parámetros correctos de viabilidad del Negocio pero no tener los resultados previstos, con esta herramienta control podemos ajustar mejor los Margenes,  detectar posibles fugas, o corregir gastos que no contemplábamos en el proyecto inicial de nuestra Empresa.

Herramientas del T.P.V.: Control de Stock.

Cuando comenzaron a incorporarse los T.P.V. era una mera caja una registradora, muy chic, pero una caja registradora, pero esto ha cambiado, con el tiempo, han ido evolucionando hacía una herramienta casi imprescindibles para gestionar un negocio de servicio directo al público como Centros de Estética  Peluquerías, Restaurantes, Tiendas de Ropa.

Una de las funciones del T.P.V. es controlar el Stock de nuestra Pyme, como si de un gran Centro de Distribución se tratara, en el cual tienes que controlar dicho Stock al instante y lo más automatizado posible.


Al incorporar un nuevo producto a tu base de datos, tienes la posibilidad de marcar unos mínimos y máximos de de seguridad  para controlar un defecto o un exceso de Stock, controlar las ventas dicho, pedidos a proveedores, preparar devoluciones y lo que más puede afectar a tu negocio una mala reputación de cara a tus clientes en caso de una rotura de Stock que te deje sin dicho producto.


Esto implica que de la impresión que tú negocio no tenga capacidad de satisfacer al cliente, ya por bajo nivel de infraestructura o por desidia, y de ese modo dar oportunidades a la competencia.

Interfaz de T.P.V. 

Este control se realiza al instante, marcando el producto al finalizar la venta, de este modo si es un producto de alta necesidad se puede pedir en el momento.
Cuando acaba el día con pulsar una tecla tenemos la posibilidad acceder al informe de Stock y estudiarlo, para realizar los pedidos convenientes.Pero todo no es pedir, si en un producto hemos marcado un Stock de seguridad y para llegar ha esas ventas hemos tardado más de lo habitual de la media de dicha familia, lo aconsejable es no pedir dicho producto y que muera, o y si no vemos posibilidades reales de venta devolver al proveedor.

Para sacar un mayor partida a esta herramienta es conveniente mantener un histórico de familias de productos, por que hay productos de una venta lineal y otros presentan picos estacionales como por ejemplo  antigripales en invierno y productos de depilación en verano, y de esta manera hacer previsiones de pedidos con mayor exactitud.

Vamos a Crecer

Nos hemos decidido, ya tenemos la idea, vamos a empezar nuestro negocio bien porque conocemos el sector o por que sin conocerlo nos ha parecido una posibilidad real de negocio.

Nos informamos bien del negocio, investigamos, decidimos por que rama del sector queremos dirigirnos, buscamos las tarifas que más se adecuan a nuestras posibilidades, estudiamos nuestra competencia invertimos en publicidad, tiramos del carro y cuando hemos hecho lo más difícil para que nuestro negocio funcione, paramos en seco.

¿Por que no seguimos? Muchas veces por agotamiento, normal nos hemos dejado la piel en ello, por falta de motivación, o porque no encontramos tiempo suficiente para expandir un negocio en el cual tenemos experiencia y nos ha funcionado. Suele ser habitual la creencia de que si no estamos todo el día en nuestra peluquería, restaurante, o en nuestra tienda, el negocio se irá a pique. En realidad tenemos muchas papeletas de ello si bien no salimos de la cueva o dejamos nuestro negocio a su libre albedrío.

Para evitar eso debemos contar con las herramientas adecuadas, empezando con un buen equipo personal, que tenga nuestra confianza, y herramientas de gestión  que nos faciliten el trabajo a nosotros y a nuestro personal, y así disponer más tiempo para investigar como va el mercado, nuevos nichos de negocio que no encuentran una oferta para sus necesidades, más tiempo para buscar o negociar nuevos proveedores, acudir a eventos relacionados con nuestro sector, pero la palabra clave es TIEMPO. ¿Como conseguir el TIEMPO? Con unas buenas herramientas de gestión como pueden los T.P.V. con un escalado de aplicaciones que van dirigidas desde el empleado de menor rango al de mayor rango somos nosotros.

También debemos apoyarnos en programas de gestión, monitorización en remoto desde nuestro portátil móvil o tablet, o en cámaras desde las cuales podemos apoyar a nuestros empleados.